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涉密载体销毁管理工作

发布时间:2022-05-19 08:37人气:


在涉密载体管理工作中,销毁是涉密载体生命周期的最终环节。因此,涉密载体销毁工作是一项非常重要的工作。快来看看,某军工集团研究院是如何开展涉密载体销毁工作的吧!


注重单据区分 严格载体清点


在保密管理工作中,事半功倍的做法是,各种管理标准化,各项工作流程化,各项流程表单化。要想实现管理高效、简洁方便,就要在各种表单的设计上下功夫。各类销毁载体共用一个销毁审批单,常会出现各类载体交叉填写,既给待销毁载体信息的准确填写带来很大不便,也给其分类统计带来很大困难。


如针对纸质涉密载体的销毁应登记份数、页数等信息,对硬盘涉密载体的销毁则要登记序列号、容量等信息,而这些很难在一张表上完整、准确、方便地记载下来。针对销毁载体品种多、数量大的特点,在保密管理制度修订中,需明确将销毁审批单按照载体类型区分,分别设计纸质、磁介质、光盘等涉密载体销毁审批登记表。


通过分类填写销毁单,可进一步严格销毁载体分类清点工作,同时,也为统计各类销毁载体带来了方便。



规范移交程序 清晰责任划分


为明确各方责任,在修改销毁审批单的基础上,可增加填写《销毁载体移交(接收)单》环节。该表单的主要作用为:

一是将清点统计工作与销毁工作进行了清晰分割,前者为销毁载体送交部门完成的工作,后者为保密部门完成的工作;

二是便于汇总各部门的各类销毁载体。通过该表单可反映出各部门不同密级的各类载体的销毁数量,如,部门在移交的销毁载体中,要清楚填写销毁纸质文件资料的数量,其中包括机密级文件和秘密级文件的详细数量。


各部门保密员在对本部门销毁载体进行统计、登记、审批后,交到保密处指定地点,保密处核查销毁载体情况后,办理交接手续并在《销毁载体移交(接收)单》上签字。后续集中销毁工作由保密处负责完成,主要包括保密委领导审批,保密部门建账、监销,以及送交地方保密行政管理部门设立的销毁中心处理。


建立销毁台账 确保账物相符


保密工作档案是单位保密工作开展情况的凭证。其中,销毁档案管理与其他保密工作档案管理不同,不仅要求要长期保存,还要求方便查找涉密载体的销毁情况和销毁时间。而仅凭各类销毁单据难以达到此要求。


如何了解每次销毁的整体情况,快速方便地追溯和查询,是销毁档案管理需要解决的问题。为此,可引用日常生产管理中的台账模式,通过建立销毁台账,捋清销毁档案。


销毁台账的建立没有固定格式,可包括:部门、各类介质(硬盘、U盘、光盘、纸质品及其他载体)销毁数量、销毁时间、统计结果等。


不同类型载体可分不同密级进行统计

建立销毁台账看似费时费力,增加了保密部门的工作量,但实际上通过整理台账可起到以下作用:

一是将各部门所有销毁载体整合到一张表格上,方便清楚了解各部门的整体销毁情况,可谓“一纸在手,就知有没有”;

二是台账的整理过程是进一步核查账是否相符的过程,也是对销毁表单的梳理过程,起到了强化销毁管理的作用;

三是台账的建立不仅提高了档案管理水平,也成为销毁管理工作成效的展台。



总结工作经验 细化管理要求


严格分类包装管理要求


养成良好的销毁载体分类习惯,是做好销毁工作的基础。在对销毁载体抽查时曾发现,涉密载体存在混装问题。


针对于此,需强化管理要求,发现此类问题,保密处可拒绝办理交接手续,并责成当事人拣出。此外,针对销毁载体装车过程中,出现因包装袋破损或没扎紧可能发生散落的现象,保密处应统一包装要求,统一发放编织袋,杜绝散落现象发生。同时,要求包装上要有与销毁清单对应的编号,并注明所属部门,便于保密部门抽查核对。


严格明确登记管理要求


在日常工作中,有的部门销毁文件登记不详细、不准确,如,无文件号、无份数、无页数、用简单称谓代替原文件名等。


这些问题会随着时间和人员的变动,造成详细情况难以说清、难以追溯。为此,需要求各部门认真对待,准确填写、认真核对,把好部门关,并对再次发生登记错误的部门进行通报批评。


严格推进电子化管理要求


目前,销毁统计工作电子化已成为趋势。我们要求各部门的销毁信息记录逐步实现电子化,以防止因笔误、字迹不清等造成查询困难。同时,销毁审批单据电子化可避免销毁记录随意添加、修改等问题。


北京世纪君达管理咨询有限公司成立于2011年,公司涉及军工四证等军密、国密资质咨询指导,定制化保密培训、各类安保产品销售等。是一家为企业提供保密工作咨询性服务的服务平台。公司专注于武器装备科研生产保密资格一级、二级、三级和国军标、武器装备科研生产许可证、武器装备承制名录、军工涉密业务咨询服务单位条件备案、国家秘密载体印制甲乙级、涉密信息系统集成甲乙级等军密国密资质的申请、复审等业务的咨询指导。立足北京,面向全国企、事业单位提供保密教育培训、企业保密管理咨询和军民融合科技咨询服务、涉密场所(保密室)建设、安全保密产品和涉密运行维护等服务。与多家法定行政许可鉴定评审/型式试验机构形成了合作互信关系,以便于能够第一时间掌握最新政策动向,知悉每一位客户所处行业动态,确保为广大客户提供最专业、最权威的企业顾问服务。

 

 

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